Information Coronavirus

 

Page mise à jour le 12 mai

Cette page vous permet de suivre l’évolution de l’organisation de l’évènement au fil des mois. Elle est mise à jour régulièrement afin de vous faire part de l’avancée des différentes démarches mais également des informations dont nous disposons concernant les protocoles sanitaires en place en lien avec la pandémie de Covid19.

 

Notre baromètre covid

Nous avons fait notre maximum pour organiser la GreenWeez MaXi-Race le dernier week-end de mai mais nous sommes dépendants de l’évolution des protocoles sanitaires et des restrictions qui sont mises en place. Nous avons donc pris la décision d’organiser l’évènement à la date de repli communiqué dès l’ouverture des inscriptions : le 30 et 31 octobre 2021.

Pour plus de clarté sur les modalités du report de l’évènement, nous avons créé une page spécifique afin de regrouper les informations utiles présentes sur les différentes pages de notre site internet.

Nous souhaitons néanmoins maintenir cette page afin de continuer à échanger avec vous jusqu’en octobre

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Probabilité que La MaXi-Race puisse avoir lieu fin octobre

Nos indicateurs

Les informations gouvernementales

Le 29 avril

–> un “agenda des réouvertures” en 4 étapes a été diffusé – les informations apportent quelques détails permettant enfin de se projeter !

Le 6 Mai 

–> Ministre des Sports sur France Tv info :

– Sur les “évènements sportifs de masse”, de “loisir”, “tout public” elle a évoqué des seuils de “50 à 100 personnes en mai”, puis “1 000 personnes en juin” et “au-delà vers le mois de juillet et août”.
– Elle a précisé qu’il y avait des “discussions en cours” pour certains événements, notamment pour des dérogations au couvre-feu. En effet, les organisateurs du tournoi de Roland-Garros, qui prévoient cette année des matches en soirée et qui souhaitent recevoir plus de 1 000 personnes, ont formulé des demandes qui sont actuellement examinées par l’exécutif.

Notre motivation

Nous avons fait notre maximum pour organiser l’évènement le dernier week-end de mai, mais n’y somme pas arrivé, rdv en Octobre…
Nous avons déjà mis en place de nombreuses procédures afin d’augmenter les chances d’organiser l’évènement : limitation du nombre de coureurs, création de vagues de départ, adaptation des ravitaillements…

Notre réseau

Nous mobilisons depuis plusieurs semaines l’ensemble de notre réseau (prefecture, élus, médecins…) afin de pouvoir nous adapter au plus vite en cas de changement des protocoles et avoir des informations sur les différentes hypothèses.

Vos retours

Vous êtes nombreux à nous faire confiance en vous inscrivant sur la manifestation et nous vous en remercions.
Tout au long de l’année, nous avons fait notre maximum pour maintenir un lien constant avec vous et prendre en compte vos avis et souhaits, en vous faisant par exemple participer à des sondages ou en échangeant avec vous par mail.

Nous allons continuer cette démarche jusqu’en octobre

 

Rappel des aménagements mis en place en 2021

Pour rappel, voici ce que nous avons mis en place en 2021. Toutes ces informations sont disponibles sur notre page inscription depuis la fin octobre :

Nombre d’inscrits sur l’évènement

La Greenweez MaXi-Race sera limitée à 5000 coureurs (au lieu des 10 000 inscrits en 2019) sur le week-end avec un maximum de 3000 coureurs en course par jour.
De fait de cette double limitation (par jour et sur le week-end), une course qui ne serait pas complète pourra être fermée si un des 2 quotas est atteint.
Ces chiffres pourront être modifiés selon l’évolution des protocoles sanitaires, une liste d’attente sera donc mise en place lorsqu’une est complète.

Annulation de la course par l’organisation et remboursement des coureurs :

  • Si l’évènement ne peut avoir lieu en Mai en raison de la pandémie, un report de l’évènement et des inscriptions au week-end du 30 et 31 octobre 2021 sera automatique.
  • Si l’évènement ne peut avoir lieu en 2021 (même à la date de report en octobre),
    – l’organisateur s’engage à rembourser l’intégralité des frais d’inscriptions (hors frais de paiement) si l’annulation intervient au plus tard 30 jours avant l’évènement (soit au 30 septembre).
    – Si l’annulation a lieu après le 1er octobre, l’organisateur s’engage à rembourser aux coureurs inscrits 80% des frais d’inscriptions et à leur proposer 30% de réduction en année N+1

Que faire en cas de report, si vous ne pouvez pas être présents à la nouvelle date :

  • Tous les coureurs ont la possibilité de transférer leur dossard sans frais (hors frais pour les coureurs non licenciés et aide aux associations) à la personne de leur choix jusqu’à 20 jours avant l’évènement en se rendant sur leur espace personnel
    Infos importantes :
    – Seul le dossard sera transféré et les options seront perdues
    – Vous pouvez consulter l’aide en ligne pour le transfert de dossard
    – Si le transfert de dossard se fait entre 45 et 20 jours avant l’évènement, l’attribution des numéros de dossards et des SAS de départ ne pourra être ré-actualisé. Le nouveau coureur partira donc dans le SAS correspondant à la côte ITRA de l’ancien coureur
  • Si vous avez pris l’Assurance annulation lors de votre inscription en 2021, vous avez la possibilité de demander un remboursement (voir les détails de l’assurance annulation)

Le timing des demandes d’autorisation

Afin de vous informer sur le travail que nous menons tout au long de l’année, voici un récapitulatif des principales échéances légales liées à l’organisation de l’évènement

4 mois avant l'évènement
  • Réunion secours
  • Constitution dossier préfecture
  • Dépot dossier CDCHS 74
3 mois avant l'évènement
  • Etude d’impact environnemental
  • Finalisation et dépot dossier préfectoral
2 mois avant l'évènement
  • Récolte des arrétés et autres attestations Fait
  • Réunion de secours Fait
1 mois avant l'évènement
  • Réponses aux demandes de pièces complémentaires de la préfecture
  • Rédaction du dossier de protocole covid
Le mois de l'évènement
  • Publipostage et information riverains
  • Dépot du protocole covid en prefecture pour transmission aux ARS
  • De J-8 à J-2 : reception de l’arreté d’autorisation préfectoral de tenue de la manifestation

Les dépenses engagées

L’organisation de la GreenWeez MaXi-Race demande un travail continue tout au long de l’année dont nous avons détaillé les principaux points en bas de cette page.
Suite au report de l’organisation en octobre, une grande partie de ce travail déjà fourni a été perdu. En effet, même si nous avons fait en sorte de décaler au maximum les commandes auprès de nos fournisseurs, certaines dépenses ont du être anticipées en amont.

€ de dépense déjà engagées pour l'édition 2021 sur le budget global de 400 000€

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du montant des dépenses engagées sont perdues suite au report en octobre

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du montant des dépenses engagées seront perdues si l'évènement ne peut avoir lieu en 2021

Une année d’organisation

Pour finir cette page, nous souhaitons expliquer en quelques lignes en quoi consiste l’organisation d’un évènement comme la GreenWeez MaXi-Race et pourquoi nous devons plusieurs mois avant la date de la course prendre des décisions qui auront de forts impacts sur l’évènement.
En fonction de la taille de l’évènement et du nombre de parties prenantes, certaines décisions ne peuvent pas être décalées et doivent être prises sans avoir de visibilité.

11 mois avant la course

– Préparation de la prochaine édition et des choix à faire : nombre de coureurs, formats, date…
– Mise à jour des infos sur le site internet

C’est à ce moment là que se décide à quoi ressemblera l’évènement de l’année prochaine!

9 mois avant l’évènement

Validation définitive des parcours
Travail sur le module d’inscription
Mise à jour des informations sur le site internet et lancement de la communication

90% de l’évènement est désormais figé, sauf contrainte majeure!

8 mois avant l’évènement

– Contact avec les différents intervenants et prestataires mobilisés sur l’évènement pour la réalisation des premiers devis
– 1ère réunion de coordination avec les différents chefs de section

On commence à rentrer dans le concret !

6 mois avant l’évènement

Ouverture des inscriptions et gestion des reports de l’édition 2020
Début des demandes d’autorisation

Un moment fort en émotions, est ce que les nouveautés mises en place vous plaisent ?

5 mois avant l’évènement

– Finalisation des devis des différents intervenants
– Début du travail de gestions des bénévoles
– Travail sur le plan de secours

De l’ouverture des inscriptions au début de la course, la relation avec les coureurs inscrits sera maintenue pour répondre à toutes les questions !

4 mois avant l’évènement

1ere réunion secours avec tous les intervenants
Constitution du pré-dossier préfecture
Réalisation et dépôt du dossier au CDCHS 74 (Comission Départementale des Courses Hors Stade)

Les réunions secours, un moment crucial pour gérer les 180 personnes mobilisées pour assurer les secours !

3 mois avant l’évènement

– Réalisation de l’étude d’impact environnementale de l’évènement
– Finalisation du dossier préfecture et dépôt aux préfectures de 73 et 74

Le dossier préfecture, un document de plus de 90 pages !

2 mois avant l’évènement

Récolte de l’ensemble des autorisations de passages
arrétés municipaux d’autorisations de passage de toutes les communes traversées
autorisation des différents gestionnaires de sites
autorisation des propriétaires privés
Seconde réunion de coordination des secours

Les autorisations de passages, un travail de fourmi !

1 mois avant l’évènement

– Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
– Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
– Coordination des différents prestataires et intervenants
– Début des réunions bénévoles

La coordination des 600 volontaires, un élément clé de la réussite de l’évènement !

Le mois de l’évènement

Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
Coordination des différents prestataires et intervenants
Rédaction et dépôt du dossier “Covid” en prefecture détaillant l’ensemble du protocole sanitaire mis en place sur l’évènement
De J-8 à J-2 de l’évènement -> réception du l’arreté préfectoral d’autorisation de tenue de la manifestation
Mise à jour du site internet avec toutes les informations précises
Communication auprès des coureurs inscrits

Le rush final !

Le mois après l’évènement

– Rangement et tri du matériel utilisé
– Débriefing de l’évènement et proposition d’évolution
– Soirée de remerciements des volontaires

On débriefe et on prépare l’année suivante