Information Coronavirus

 

Page mise à jour le 08 octobre

Cette page vous permet de suivre l’évolution de l’organisation de l’évènement au fil des mois. Elle est mise à jour régulièrement afin de vous faire part de l’avancée des différentes démarches mais également des informations dont nous disposons concernant les protocoles sanitaires en place en lien avec la pandémie de Covid19.

 

Notre baromètre covid

L’autorisation officielle de tenue de l’évènement nous sera donnée entre 10 jours et 24h avant l’évènement.
Néanmoins, les nombreux échanges que nous avons avec les différents interlocuteurs nous donnent confiance sur la possibilité d’organiser l’évènement fin octobre en mettant en place un protocole sanitaire adapté.

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Probabilité que La MaXi-Race puisse avoir lieu fin octobre

Le protocole sanitaire

Nous travaillons depuis plusieurs semaines avec les différents services concernés afin d’élaborer un protocole sanitaire permettant de garantir la tenue de l’évènement dans des conditions optimales.
Ce protocole est encore en cours de validation par les services de la préfecture mais voici les principaux points.

 

Gestion des personnes :

  • Afin de participer à l’évènement, les concurrents devront présenter un pass sanitaire valide
  • L’accès à l’I-run MaXi-Village exposant sera possible pour tous (coureurs comme accompagnants) mais sera soumis à la présentation d’un pass sanitaire valide
  • Il faudra porter une attention particulière à la durée de validité des pass obtenus au moyen de tests PCR ou antigéniques, notamment pour les courses se déroulant sur plusieurs jours (XL et XXL Race)
  • Le laboratoire Synlab sera présent à l’entrée du village afin de réaliser des tests Antigéniques permettant l’obtention d’un pass sanitaire valable pour une durée de 72h.
    Le tarif sera de 22€ (non remboursé par la Sécurité Sociale)
    Nous vous demandons de bien vouloir réserver un créneaux en avance et nous vous conseillons de payer en ligne. Un paiement sur place sera néanmoins possible par chèque ou CB (paiement par carte non garanti car dépendant du réseau mobile disponible).
    Procédure de réservation et de paiement
    – Lien pour réserver votre rdv : https://covid.synlab.fr/static?reverse#/F143/appointment
    Puis sélectionner le point de collecte MAXI RACE et indiquez le mdp MAXI
    Si besoin vous pouvez consulter l’aide en ligne pour la réservation
    – Lien pour le paiement en ligne : https://www.pds.synlab.fr/
    Puis suivez les indications contenues dans ce document

I-run MaXi-Village :

  • Le port du masque sera obligatoire au sein du village.
  • Du gel hydro alcoolique sera mis à disposition.
  • Sur les zones de restauration / buvette le non port du masque sera toléré pendant les périodes de repas ou dégustation
  • Le retrait des dossards se fera sur réservation sur votre espace personnel afin de gérer les flux de personnes.
    Vous devrez venir le récupérer en personne afin que nous piuissions contrôler votre pass sanitaire

Organisation des courses :

  • Le départ des courses se fera par vagues successives de 300 à 500 coureurs (selon les formats).
  • Le port du masque sera obligatoire pour entrer à l’intérieur des SAS et vous pourrez l’enlever quelques minutes avant le départ lorsque le speaker vous l’indiquera
  • Le masque fait parti du matériel obligatoire et vous devrez en avoir un dans votre sac tout au long de la course
  • En cas d’utilisation des navettes, le port du masque sera obligatoire
  • En cas de blessures, le coureur devra respecter les consignes sanitaires qui lui seront données par les secours.

Ravitaillement :

  • Les ravitaillements seront fermés au public et seulement accessibles aux coureurs, bénévoles et secours
  • Du gel hydroalcoolique sera mis à la disposition des coureurs à l’entrée de chaque ravitaillement.
  • 2 types de ravitaillements seront proposés :
    – Un ravitaillement dit « rapide » où il sera proposé aux coureurs des aliments emballés posés sur un support
    – Un ravitaillement dit « normalisé » qui proposera aux coureurs des assiettes variées en libre-service avec un risque d’attente plus important et un choix plus restreint qu’habituellement
  • Les assistances individuelles ne seront pas autorisées sur les ravitaillements. Sur certaines zones (précisées dans les fiches course), elles seront tolérées dans une zone spécifique 200m avant le ravitaillement qui sera matérialisée par des panneaux et le port du masque sera fortement conseillée.

    Le timing des demandes d’autorisation

    Afin de vous informer sur le travail que nous menons tout au long de l’année, voici un récapitulatif des principales échéances légales liées à l’organisation de l’évènement

    4 mois avant l'évènement
    • Réunion secours
    • Constitution dossier préfecture
    • Dépot dossier CDCHS 74
    3 mois avant l'évènement
    • Etude d’impact environnemental
    • Finalisation et dépot dossier préfectoral
    2 mois avant l'évènement
    • Récolte des arrétés et autres attestations Fait
    • Réunion de secours Fait
    1 mois avant l'évènement
    • Réponses aux demandes de pièces complémentaires de la préfecture
    • Rédaction du dossier de protocole covid
    Le mois de l'évènement
    • Publipostage et information riverains
    • Dépot du protocole covid en prefecture pour transmission aux ARS
    • De J-8 à J-2 : reception de l’arreté d’autorisation préfectoral de tenue de la manifestation

    Les dépenses engagées

    L’organisation de la GreenWeez MaXi-Race demande un travail continue tout au long de l’année dont nous avons détaillé les principaux points en bas de cette page.
    Suite au report de l’organisation en octobre, une grande partie de ce travail déjà fourni a été perdu. En effet, même si nous avons fait en sorte de décaler au maximum les commandes auprès de nos fournisseurs, certaines dépenses ont du être anticipées en amont.

    € de dépense déjà engagées pour l'édition 2021 sur le budget global de 400 000€

    %

    du montant des dépenses engagées sont perdues suite au report en octobre

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    du montant des dépenses engagées seront perdues si l'évènement ne peut avoir lieu en 2021

    Une année d’organisation

    Pour finir cette page, nous souhaitons expliquer en quelques lignes en quoi consiste l’organisation d’un évènement comme la GreenWeez MaXi-Race et pourquoi nous devons plusieurs mois avant la date de la course prendre des décisions qui auront de forts impacts sur l’évènement.
    En fonction de la taille de l’évènement et du nombre de parties prenantes, certaines décisions ne peuvent pas être décalées et doivent être prises sans avoir de visibilité.

    11 mois avant la course

    – Préparation de la prochaine édition et des choix à faire : nombre de coureurs, formats, date…
    – Mise à jour des infos sur le site internet

    C’est à ce moment là que se décide à quoi ressemblera l’évènement de l’année prochaine!

    9 mois avant l’évènement

    Validation définitive des parcours
    Travail sur le module d’inscription
    Mise à jour des informations sur le site internet et lancement de la communication

    90% de l’évènement est désormais figé, sauf contrainte majeure!

    8 mois avant l’évènement

    – Contact avec les différents intervenants et prestataires mobilisés sur l’évènement pour la réalisation des premiers devis
    – 1ère réunion de coordination avec les différents chefs de section

    On commence à rentrer dans le concret !

    6 mois avant l’évènement

    Ouverture des inscriptions et gestion des reports de l’édition 2020
    Début des demandes d’autorisation

    Un moment fort en émotions, est ce que les nouveautés mises en place vous plaisent ?

    5 mois avant l’évènement

    – Finalisation des devis des différents intervenants
    – Début du travail de gestions des bénévoles
    – Travail sur le plan de secours

    De l’ouverture des inscriptions au début de la course, la relation avec les coureurs inscrits sera maintenue pour répondre à toutes les questions !

    4 mois avant l’évènement

    1ere réunion secours avec tous les intervenants
    Constitution du pré-dossier préfecture
    Réalisation et dépôt du dossier au CDCHS 74 (Comission Départementale des Courses Hors Stade)

    Les réunions secours, un moment crucial pour gérer les 180 personnes mobilisées pour assurer les secours !

    3 mois avant l’évènement

    – Réalisation de l’étude d’impact environnementale de l’évènement
    – Finalisation du dossier préfecture et dépôt aux préfectures de 73 et 74

    Le dossier préfecture, un document de plus de 90 pages !

    2 mois avant l’évènement

    Récolte de l’ensemble des autorisations de passages
    arrétés municipaux d’autorisations de passage de toutes les communes traversées
    autorisation des différents gestionnaires de sites
    autorisation des propriétaires privés
    Seconde réunion de coordination des secours

    Les autorisations de passages, un travail de fourmi !

    1 mois avant l’évènement

    – Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
    – Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
    – Coordination des différents prestataires et intervenants
    – Début des réunions bénévoles

    La coordination des 600 volontaires, un élément clé de la réussite de l’évènement !

    Le mois de l’évènement

    Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
    Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
    Coordination des différents prestataires et intervenants
    Rédaction et dépôt du dossier « Covid » en prefecture détaillant l’ensemble du protocole sanitaire mis en place sur l’évènement
    De J-8 à J-2 de l’évènement -> réception du l’arreté préfectoral d’autorisation de tenue de la manifestation
    Mise à jour du site internet avec toutes les informations précises
    Communication auprès des coureurs inscrits

    Le rush final !

    Le mois après l’évènement

    – Rangement et tri du matériel utilisé
    – Débriefing de l’évènement et proposition d’évolution
    – Soirée de remerciements des volontaires

    On débriefe et on prépare l’année suivante