Informations sur l’édition d’octobre

 

L’organisation de l’évènement le 30 et 31 octobre est une possibilité que nous avions prévue et communiquée sur notre site ainsi que dans la presse dès l’ouverture des inscriptions.
Les informations pratiques sur cette nouvelle date sont déjà présentes sur les différentes pages de notre site internet mais pour plus de clarté nous avons décidé de les regrouper ici.

Infos inscription

Quelles démarches avez vous à faire suite au report ?

Transfert de l’inscription

Votre inscription va automatiquement transférée au mois d’octobre sans que vous n’ayez de démarches à faire.

Justificatif d’aptitude

Les licences FFA 2020/2021 ne seront plus valables en octobre car elles s’arretent fin aout. Si vous avez utilisé une licence comme justificatif d’aptitude, vous devrez soit télécharger un certificat médical de non contre indication à la pratique de la course à pied en compétition réalisé après le 1er novembre 2020, soit télécharger votre licence FFA 2021/22 lorsque vous l’aurez.

Pour les personnes ayant téléchargées un certificat médical, la date de réalisation sera pris en compte. Si votre document a été réalisé après le 1er novembre 2020 vous n’aurez pas de nouvelles démarches à faire. Dans le cas contraire, vous devrez télécharger un nouveau justificatif.

Dans tous les cas, si votre justificatif n’est plus valide pour la fin octobre vous recevrez un mail vous le précisant d’ici la fin du mois de mai

Que faire si vous ne pouvez être présents en octobre ?
Que se passerait il si l'évènement ne pouvait avoir lieu en octobre ?

Lors de l’ouverture des inscriptions, nous nous sommes engagés à rembourser l’intégralité de votre inscription* si l’annulation intervenait jusqu’à 30 jours avant la date de la course (soit le 30 septembre).

Passée cette date, nous vous dédommagerions à hauteur de 80%* et vous proposerions 30% de réduction en année N+1

*Hors frais de banque et aide aux associations
Les personnes ayant acheté un dossard à un concurrent déjà inscrit dans le cadre d’un échange de dossard ne pourront obtenir de remboursement car le paiement de l’inscription ne se fait pas via le module et ne passe pas par l’organisation, cela n’est pas un choix de notre part mais une contrainte liée à notre module d’inscription.

Possibilité de ré-ouverture des inscriptions

Lors de l’ouverture des inscriptions, nous avions volontairement limité le nombre de coureurs inscrits à 5000, ce qui correspondait au protocole sanitaire mis en place durant l’été 2020.
En fonction de l’évolution de la pandémie et des protocoles sanitaires, nous prendrons la décision ultérieurement, de ré-ouvrir au non des inscriptions.

Dans tous les cas, cette ré-ouverture ne se ferait pas avant cet été afin de permettre aux coureurs déjà inscrits et souhaitant transférer leur dossard de le faire sereinement.

 

Informations sur la revente des dossards

Informations générales

Nous proposons 2 solutions aux personnes souhaitant racheter ou vendre un dossard :

  • Si vous souhaitez gérer par vous même l’achat / revente de dossard, cela est possible sans frais :
    – Afin de faciliter la mise en relation entre vendeur et acheteur, un groupe facebook a été crée
    – Lors d’un transfert de dossard, le paiement du dossard et des éventuelles options se fait directement entre les coureurs et n’engage pas l’organisateur
    – Le vendeur peut choisir de vendre son dossard seul ou le dossard + les options prises (hors assurance annulation) et est libre de fixer le prix de vente qu’il souhaite
  • Nous avons également travaillé avec Swika pour mettre en place une solution sécurisée et qui s’occupe de la mise en relation et du transfert d’argent :
    – La page dédiée à la Greenweez MaXi-Race est accessible ici
    – La transaction est sécurisée par Swika qui se charge de trouver un vendeur et un acheteur, du paiment sécurisé ainsi que des formalités liées à la palteforme d’inscription
    – La revente et l’achat ne concerne que le dossard et pas les éventuelles options prises
    – Swika ne permet pas l’achat et la revente des dossards pour les courses en équipe (R-Race 2 & 4)
    – Le prix d’achat et de revente est fixe
    – Une commission est prise par Swika lors de chaque opération réalisée

Informations pour les vendeurs

Si vous passez par Swika :

  • Vous devez simplement renseigner les informations demandées dans le formulaire de dépôt.
  • Vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation dès que votre dossard est vendu. Si votre dossard trouve preneur, vous serez remboursé directement sur votre compte bancaire.
  • Swika ne permet pas la revente des éventuelles options prises lors de l’achat. Celles-ci seront perdues et il ne sera pas possible d’obtenir un remboursement.
  • Si vous ne souhaitez plus revendre votre dossard par Swika, il est possible d’annuler la mise en vente de votre dossard tant qu’il n’a pas été racheté.

Si vous gérez vous même la vente de votre dossard :

  • Lorsque vous vous êtes mis d’accord avec un acheteur, vous pouvez lancer la procédure de transfert de dossard en suivant les étapes précisées sur l’aide en ligne
  • Vos identifiants pour accéder à votre espace personnel vous ont été envoyés par email lors de votre inscription.
    Si vous ne les retrouvez pas, voici comment les redemander
  • Vous pouvez voir l’ensemble des options prises lors de votre inscription en allant sur votre espace personnel puis en cliquant sur “Sac Coureur” et en téléchargeant votre facture
  • Transfert des options à l’acheteur :
    – Les options ne peuvent être transférées que lors d’un transfert de dossard
    – Si vous ne revendez pas les options avec votre dossard, nous ne procéderons à aucun remboursement.
    – Le module d’inscription ne permet le transfert automatique que du dossard et pas des options.
    Si vous avez revendu des options, une fois que le transfert de dossard a été fait sur le module, veuillez remplir le formulaire suivant afin que nous transférions manuellement ces options.
  • Cas spécifique des courses par équipes (R-Race 2 & 4)
    – Pour les courses en équipe, le transfert de dossard se fait équipier par équipier.
    – Chaque personne inscrite au sein de l’équipe doit donc aller sur son espace personnel et réaliser le transfert selon la méthode expliquée dans le guide
    – Le nom de l’équipe ne pourra par contre pas être changé par les acheteurs. Ceux ci devront envoyer un mail à l’organisation une fois le transfert de dossard réalisé qui fera ce changement manuellement

     

    Informations pour les acheteurs

    Généralité sur le rachat de dossard :

    • Le rachat d’un dossard implique l’acceptation du réglement de l’évènement
    • Si vous rachetez un dossard à un coureur inscrit, il ne sera pas possible de souscrire à l’assurance annulation, ni d’obtenir un remboursement si vous ne pouvez participer à l’évènement ou si celui ci ne peut avoir lieu en octobre.
      Cela n’est pas un choix de notre part mais une contrainte liée à notre module d’inscription.
    • Lors du rachat de dossard, vous devrez payer sur le module d’inscription l’aide aux associations, les frais pour les coureurs non licenciés, les frais de banques.

    Si vous souhaitez acheter un dossard via Swika :

    • Les achats se font directement en cliquant sur le bouton « J’achète un dossard ».
    • Vous pourrez vous inscrire sur une liste d’attente en 2 clics.
    • Lorsqu’un dossard sera disponible, vous recevrez un email vous invitant à compléter votre formulaire d’inscription et à régler votre dossard. Vos informations de participants seront communiquées à l’organisateur et vous serez alors inscrit dans le registre officiel !
    • Swika ne permet que de racheter un dossard. Si vous souhaitez rajouter par la suite des options, vous pourrez le faire en vous rendant sur votre espace personnel du module d’inscription de la course
    • Swika ne permet pas l’achat de dossard pour les courses en équipe (R-Race 2 & 4)

    Si vous souhaitez acheter un dossard directement auprès d’un coureur déjà inscrit

    • L’achat de dossard se fait directement auprès d’un coureur inscrit qui peut vous vendre le dossard seul ou le dossard avec les options qu’il a prise. C’est à vous de vous mettre d’accord.
    • Une fois que vous vous êtes mis d’accord, c’est au vendeur de transférer son dossard en allant sur son espace personnel. De votre côté, vous trouverez un explicatif des actions à faire sur la dernière page de l’aide en ligne
    • Le module d’inscription ne permet de réaliser le transfert automatique que du dossard.
      Les éventuelles options seront transférées manuellement par notre équipe dans un second temps si le vendeur en fait la demande.
      Il y aura donc un délais de quelques jours avant que ce transfert d’option soit réalisé et vous serez averti par un mail lorsque ce sera fait.
      Suite à plusieurs incompréhensions, nous vous rappelons donc que si vous avez acheté un dossard avec des options, il ne faut pas les rajouter sur le module car vous devrez les payer. C’est au vendeur de faire la demande de transfert d’options et nous les rajouterons manuellement
    • Si le transfert de dossard se fait entre 45 et 20 jours avant l’évènement, l’attribution des numéros de dossards et des SAS de départ ne pourra être ré-actualisé. Le nouveau coureur partira donc dans le SAS correspondant à la côte ITRA de l’ancien coureur
    • Cas spécifique des courses par équipes (R-Race 2 & 4)
      – Pour les courses en équipe, le transfert de dossard se fait équipier par équipier et les vendeurs réaliseront l’opération de transfert pour chaque personne inscrite au sein de l’équipe
      – Le nom de l’équipe ne pourra par contre pas être changé par les acheteurs. Une fois le transfert réalisé, vous devrez nous envoyer un mail en précisant l’ancien nom de l’équipe ainsi que le nouveau

      Infos course

      Modifications de parcours et horaires

      La Greenweez MaXi-Race c’est 150km de parcours balisés, plus 84km de parcours de replis déposés en préfecture, qui nous permettent d’orienter rapidement les coureurs sur des parcours moins “engagés” et cela suivant les différentes prévisions météo que notre routeur dédié nous annonce.
      En réalisant l’évènement en Octobre, nous sommes susceptibles d’utiliser certaines de ces variantes tout aussi intéressantes, pour éviter à certains coureurs des passages de nuit qui peuvent “vite”devenir impressionnant !!!
      Nous commençons dès à présent à travailler sur les adaptations à mettre en oeuvre afin que l’évènement puisse se dérouler dans les meilleures conditions et nous avons déjà échangé avec de nombreux acteurs : Président du comité départemental de la fédération de chasse, Géoparc des bauges, alpagistes…

      Des changements d’horaires seront effectués :

      • Samedi :
        Les départs de l’Ultra, XXL, MaXi, XL et R-Race se feront à minuit et pas 2h30 (retours aux horaires réalisées les 3 premières années de l’Ultra-race)
        L’objectif de ce changement est de permettre au coureurs “non élite” de réaliser le maximum de la fin de parcours, qui est celle où les organismes sont les plus fatigués, de jour.
        Sur la MaXi-Race, les coureurs élites réaliseront la majorité de la course de nuit avec une arrivée prévue aux alentours de 8h30, une singularité sur ce format de course!
        Petit clin d’oeuil pour les coureurs de l’Ultra qui finiront la course le dimanche entre 2h00 et 8h00, pensez à bien regarder vos montre et ne pas vous faire avoir par le changement d’heure, on verra qui est encore lucide après une centaine de km 😉
        La Fémina “spécial Octobre Rose” sera décalée à 8h, avec un départ juste avant le lever de soleil – un départ de la Fémina-Race qui pourra pour la première fois se faire au milieu des fumigènes!
        Pour les MaXi’O et Semi’O, rien n’est encore défini, cela étant plus compliqué en cas de report à Octobre.
      • Dimanche :
        Attention à vos montres, il faudra bien penser à changer d’heure… à 3h du matin, il sera 2h …
        Le départ de la Marathon-Race sera avancé d’1h pour partir vers 6h30 pour la première vague (horaire à affiner). Les premiers coureurs pourront admirer un lever de soleil au chalet des crottes après avoir fait le départ à la lumière des fumigènes !!!
        – Sur la Marathon-eXpérience :
        Le départ sera avancé de 30 min pour partir vers 8h30 pour la première vague (horaire à affiner)
        Une variante sera mis en place au col des contrebandier (km 36 et 2000mD+) 45 min avant la tombé de la nuit, pour éviter la dernière “bosse” et le passage de nuit sur le secteur haut du Mont-Baron. Ce changement vous fera parcourir 200m de dénivelé en moins et les coureurs étant redirigé sur ce parcours seront considérés comme finishers mais un ajustement horaire sera réalisé afin de garantir une équité sportive envers les coureurs ayant réalisé le parcours initial.
        – Le départ de la Short-Race sera avancé de 45 min et aura lieu 7h15 en même temps que le lever de soleil

      Ces changements d’horaire entraineront des changements des portes horaires qui seront mis à jour sur les différentes pages des courses en cas de report.

      Conditions météorologiques

      Vous trouverez ci dessous un historique comparatif des conditions météorologiques du mois de mai et d’octobre