L’éco de la MaXi

 

Coûts d’organisation, financement, salaires…

 

 

Le modèle économique de la MaXi-Race

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Inscriptions

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Partenariat privé

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Financement public

Répartition des coûts d’organisation

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Orga & logistique

  • Chronométrage
  • Frais d’orga
  • Navettes
  • Salaires
  • Ravitaillements

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TVA

  • TVA reversée

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Secours & sécurité

  • Médecins
  • Secouristes
  • Guides
  • Régulateurs
  • Vigiles

%

Communication

  • Relations presses
  • Accueil journalistes
  • Publicité
  • Salaire

%

Frais administratifs

  • Comptabilité
  • Location hangar de stockage
  • Assurance

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Actions durables

  • Aides aux assoc
  • Actions écologiques

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Création du MaXi-Village

  • Location et montage chapiteaux
  • Location véhicules frigorifiques
  • Location toilettes

%

Lots

  • Lots d’accueil
  • Lots finishers non fournies par Salomon
  • Récompenses podiums

%

Animation Course

  • Live course
  • Photos
  • Animations terrain

Les conséquences de la pandémie

L'annulation

L’annulation de l’année dernière a des conséquences qui seront durables.
Même si nous n’avons pas remboursé l’intégralité de l’inscription des coureurs qui ne souhaitaient pas un report, nous avons du contracter un emprunt qui devra être remboursé durant les 6 prochaines années afin de faire face aux charges et dépenses déjà engagées en 2020.

Suite à l’édition 2019, nous avions la volonté de dimensionner la jauge de l’évènement à 7000 coureurs afin de concilier la qualité de l’évènement avec les équilibres financiers.
Afin de maximiser les chances d’organiser l’évènement en 2021, nous avons fait le choix de limiter la manifestation à 5000 coureurs sur l’ensemble du week-end. Ce choix entraine de nombreuses répercussions financières d’autant plus que 2500 coureurs inscrits en 2020, dont une partie de leur inscription a été utilisée pour faire face aux dépenses engagées cette année, ont choisi un report.

coureurs en 2021

€ reversés aux associations

Depuis toujours nous soutenons les associations qui se mobilisent autour de notre évènement.
En 2020, malgré l’annulation, nous avons pu maintenir une aide aux associations même si elle a été réduite.
En 2021, suite à la réduction du nombre de coureur et au redimensionnement de l’évènement nous prévoyons de redistribuer 28 000€ aux 15 associations mobilisées, ce qui est largement inférieur à une année normale où cette redistribution s’élève à plus de 40 000€

La masse salariale générée par l’organisation de la MaXi-Race en 2021 représente l’équivalent de 4 SMIC à l’année répartis sur 6 salariés. Suite à l’annulation de 2020 nos effectifs ont été diminués de 30%.

SMIC

€ le coût du report en octobre

La possibilité d’un report en octobre de l’évènement est une possibilité que nous avions anticipé dès l’ouverture des inscriptions afin que les coureurs puissent s’organiser.
L’organisation de la Greenweez MaXi-Race necessite néanmoins un travail sur une année entière et certaines dépenses ont du être faites plusieurs mois avant l’évènement et sont perdues suite au changement de date.

Tous ces changements et ces réductions de budgets ont également de nombreuses conséquences en cascade sur l’ensemble des intervenants et parties prenantes de l’évènement : prestataires, restaurateurs, associations, hébergeurs… qui sont également touchés par les restrictions actuelles et qui adaptent malgré tout leurs prestations aux budgets disponibles.

Informations complémentaires

Budget prévisionnel

Les informations présentées précédemment sont issues des prévisionnels de 2021 que nous actualisons constamment. Vu l’imprévisibilité de la situation, il est évident que ces répartitions vont être amenées à changer en fonction des restrictions, autorisations et protocoles auxquels nous allons être soumis.

Dès de la création de la course en 2011, l’évènement était organisé par une association loi 1901.
Suite à l’évolution du nombre d’inscrits et pour respecter la réglementation fiscale qui oblige toute association organisant un évènement qui génère plus de 63000€ de chiffre d’affaires à être assujetti à la TVA et à l’impôt sur les sociétés, un avocat conseil nous a conseillé de créer la société MaXi-Event’s en parallèle de l’association.
Nous avons néamoins gardé un lien fort avec le tissu associatif local puisque l’évènement est une co-organisation entre MaXi-Team, un club FFA, et la société MaXi-Event’s. Les redistributions financières que nous réalisons chaque année permettent également de faire vivre les associations impliquées autour de notre projet.

Plafond pour être assujeti TVA

€ la valorisation de nos partenaires

Nos partenaires sont égalements indispensables à la réussite de l’évènement!
Nous avons calculé la valorisation de l’ensemble des prestations fournies aux titres des partenariats qui ne rentrent pas dans la répartition des dépenses présentées ci dessus : lots finishers, véhicules abandons, services fournis par les agents des collectivités…

Une année d’organisation

Pour finir cette page, nous souhaitons expliquer en quelques lignes en quoi consiste l’organisation d’un évènement comme la GreenWeez MaXi-Race et pourquoi nous devons plusieurs mois avant la date de la course prendre des décisions qui auront de forts impacts sur l’évènement.
En fonction de la taille de l’évènement et du nombre de parties prenantes, certaines décisions ne peuvent pas être décalées et doivent être prises sans avoir de visibilité.

11 mois avant la course

– Préparation de la prochaine édition et des choix à faire : nombre de coureurs, formats, date…
– Mise à jour des infos sur le site internet

C’est à ce moment là que se décide à quoi ressemblera l’évènement de l’année prochaine!

9 mois avant l’évènement

Validation définitive des parcours
Travail sur le module d’inscription
Mise à jour des informations sur le site internet et lancement de la communication

90% de l’évènement est désormais figé, sauf contrainte majeure!

8 mois avant l’évènement

– Contact avec les différents intervenants et prestataires mobilisés sur l’évènement pour la réalisation des premiers devis
– 1ère réunion de coordination avec les différents chefs de section

On commence à rentrer dans le concret !

6 mois avant l’évènement

Ouverture des inscriptions et gestion des reports de l’édition 2020
Début des demandes d’autorisation

Un moment fort en émotions, est ce que les nouveautés mises en place vous plaisent ?

5 mois avant l’évènement

– Finalisation des devis des différents intervenants
– Début du travail de gestions des bénévoles
– Travail sur le plan de secours

De l’ouverture des inscriptions au début de la course, la relation avec les coureurs inscrits sera maintenue pour répondre à toutes les questions !

4 mois avant l’évènement

1ere réunion secours avec tous les intervenants
Constitution du pré-dossier préfecture
Réalisation et dépôt du dossier au CDCHS 74 (Comission Départementale des Courses Hors Stade)

Les réunions secours, un moment crucial pour gérer les 180 personnes mobilisées pour assurer les secours !

3 mois avant l’évènement

– Réalisation de l’étude d’impact environnementale de l’évènement
– Finalisation du dossier préfecture et dépôt aux préfectures de 73 et 74

Le dossier préfecture, un document de plus de 90 pages !

2 mois avant l’évènement

Récolte de l’ensemble des autorisations de passages
arrétés municipaux d’autorisations de passage de toutes les communes traversées
autorisation des différents gestionnaires de sites
autorisation des propriétaires privés
Seconde réunion de coordination des secours

Les autorisations de passages, un travail de fourmi !

1 mois avant l’évènement

– Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
– Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
– Coordination des différents prestataires et intervenants
– Début des réunions bénévoles

La coordination des 600 volontaires, un élément clé de la réussite de l’évènement !

Le mois de l’évènement

Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
Coordination des différents prestataires et intervenants
Rédaction et dépôt du dossier « Covid » en prefecture détaillant l’ensemble du protocole sanitaire mis en place sur l’évènement
De J-8 à J-2 de l’évènement -> réception du l’arreté préfectoral d’autorisation de tenue de la manifestation
Mise à jour du site internet avec toutes les informations précises
Communication auprès des coureurs inscrits

Le rush final !

Le mois après l’évènement

– Rangement et tri du matériel utilisé
– Débriefing de l’évènement et proposition d’évolution
– Soirée de remerciements des volontaires

On débriefe et on prépare l’année suivante