L’éco de la MaXi
Coûts d’organisation, financement, salaires…
Le modèle économique de la MaXi-Race
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Inscriptions
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Partenariat privé
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Financement public
Répartition des coûts d’organisation
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Orga & logistique
- Chronométrage
- Frais d’orga
- Navettes
- Salaires
- Ravitaillements
- …
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TVA
- TVA reversée
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Secours & sécurité
- Médecins
- Secouristes
- Guides
- Régulateurs
- Vigiles
- …
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Communication
- Relations presses
- Accueil journalistes
- Publicité
- Salaire
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Frais administratifs
- Comptabilité
- Location hangar de stockage
- Assurance
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Actions durables
- Aides aux assoc
- Actions écologiques
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Création du MaXi-Village
- Location et montage chapiteaux
- Location véhicules frigorifiques
- Location toilettes
- …
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Lots
- Lots d’accueil
- Lots finishers autres que ceux prévus dans le partenariat Salomon
- Récompenses podiums
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Animation Course
- Live course
- Photos
- Animations terrain
- …
Informations complémentaires
Les informations présentées sur cette page sont issues des prévisionnels de 2022 que nous actualisons constamment, il est donc possible que ces répartitions soient amenées à varier.
€ reversés aux associations
Depuis toujours nous soutenons les associations qui se mobilisent autour de notre évènement.
En 2020, malgré l’annulation, nous avons pu maintenir une aide aux associations même si elle a été réduite.
Cette année, nous prévoyons de redistruber aux alentours de 30 000€
Dès de la création de la course en 2011, l’évènement était organisé par une association loi 1901.
Suite à l’évolution du nombre d’inscrits et pour respecter la réglementation fiscale qui oblige toute association organisant un évènement qui génère plus de 63000€ de chiffre d’affaires à être assujetti à la TVA et à l’impôt sur les sociétés, un avocat conseil nous a conseillé de créer la société MaXi-Event’s en parallèle de l’association.
Nous avons néamoins gardé un lien fort avec le tissu associatif local puisque l’évènement est une co-organisation entre MaXi-Team, un club FFA, et la société MaXi-Event’s. Les redistributions financières que nous réalisons chaque année permettent également de faire vivre les associations impliquées autour de notre projet.
Plafond pour être assujeti TVA
€ la valorisation de nos partenaires
Nos partenaires sont égalements indispensables à la réussite de l’évènement!
Nous avons calculé la valorisation de l’ensemble des prestations fournies aux titres des partenariats qui ne rentrent pas dans la répartition des dépenses présentées ci dessus : lots finishers, véhicules abandons, services fournis par les agents des collectivités…
Une année d’organisation
Pour finir cette page, nous souhaitons expliquer en quelques lignes en quoi consiste l’organisation d’un évènement comme la GreenWeez MaXi-Race et pourquoi nous devons plusieurs mois avant la date de la course prendre des décisions qui auront de forts impacts sur l’évènement.
En fonction de la taille de l’évènement et du nombre de parties prenantes, certaines décisions ne peuvent pas être décalées et doivent être prises sans avoir de visibilité.
11 mois avant la course
– Préparation de la prochaine édition et des choix à faire : nombre de coureurs, formats, date…
– Mise à jour des infos sur le site internet
C’est à ce moment là que se décide à quoi ressemblera l’évènement de l’année prochaine!
9 mois avant l’évènement
Validation définitive des parcours
Travail sur le module d’inscription
Mise à jour des informations sur le site internet et lancement de la communication
90% de l’évènement est désormais figé, sauf contrainte majeure!
8 mois avant l’évènement
– Contact avec les différents intervenants et prestataires mobilisés sur l’évènement pour la réalisation des premiers devis
– 1ère réunion de coordination avec les différents chefs de section
On commence à rentrer dans le concret !
6 mois avant l’évènement
Ouverture des inscriptions et gestion des reports de l’édition 2020
Début des demandes d’autorisation
Un moment fort en émotions, est ce que les nouveautés mises en place vous plaisent ?
5 mois avant l’évènement
– Finalisation des devis des différents intervenants
– Début du travail de gestions des bénévoles
– Travail sur le plan de secours
De l’ouverture des inscriptions au début de la course, la relation avec les coureurs inscrits sera maintenue pour répondre à toutes les questions !
4 mois avant l’évènement
1ere réunion secours avec tous les intervenants
Constitution du pré-dossier préfecture
Réalisation et dépôt du dossier au CDCHS 74 (Comission Départementale des Courses Hors Stade)
Les réunions secours, un moment crucial pour gérer les 180 personnes mobilisées pour assurer les secours !
3 mois avant l’évènement
– Réalisation de l’étude d’impact environnementale de l’évènement
– Finalisation du dossier préfecture et dépôt aux préfectures de 73 et 74
Le dossier préfecture, un document de plus de 90 pages !
2 mois avant l’évènement
Récolte de l’ensemble des autorisations de passages
arrétés municipaux d’autorisations de passage de toutes les communes traversées
autorisation des différents gestionnaires de sites
autorisation des propriétaires privés
Seconde réunion de coordination des secours
Les autorisations de passages, un travail de fourmi !
1 mois avant l’évènement
– Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
– Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
– Coordination des différents prestataires et intervenants
– Début des réunions bénévoles
La coordination des 600 volontaires, un élément clé de la réussite de l’évènement !
Le mois de l’évènement
Suivi du dossier préfecture et des demandes de pièces complémentaires
Coordination terrain avec l’ensemble des parties prenantes
Coordination des différents prestataires et intervenants
Rédaction et dépôt du dossier « Covid » en préfecture détaillant l’ensemble du protocole sanitaire mis en place sur l’évènement
De J-8 à J-2 de l’évènement -> réception du l’arreté préfectoral d’autorisation de tenue de la manifestation
Mise à jour du site internet avec toutes les informations précises
Communication auprès des coureurs inscrits
Le rush final !
Le mois après l’évènement
– Rangement et tri du matériel utilisé
– Débriefing de l’évènement et proposition d’évolution
– Soirée de remerciements des volontaires
On débriefe et on prépare l’année suivante
Infos pratiques
Infos évènement
Et aussi...
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